<< Terug naar actualiteit

Voorbereiding op de jaarvergadering

De meeste vennootschappen hebben hun boekjaar ondertussen afgesloten, en bereiden zich volop voor op de volgende jaarvergadering. We herinneren hier kort enkele algemene zaken die men tijdens die voorbereiding indachtig moet blijven.

1. Bevoegdheden van de Algemene Vergadering

De Algemene Vergadering heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om de handelingen die de vennootschap aangaan, te verrichten of te bekrachtigen (art. 266 en 531 W.Venn.). De bestuurders en zaakvoerders daarentegen kunnen alle handelingen verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de vennootschap, behoudens die handelingen waarvoor volgens het Wetboek van Vennootschappen alleen de Algemene Vergadering bevoegd is (art. 257 en 522 W.Venn.). Bovendien kunnen de statuten de bevoegdheid van de bestuurders en zaakvoerders beperken.

De Algemene Vergadering is, zo bepaalt het Wetboek van Vennootschappen, bevoegd om te beslissen over volgende materies: de benoeming, het ontslag ¹ en de bezoldiging van bestuurders of zaakvoerders en commissarissen, het wijzigen van de statuten, de ontbinding van de vennootschap, het goedkeuren van de jaarrekening,... Teneinde over deze zaken te kunnen beslissen, komen de aandeelhouders geregeld (dus minstens jaarlijks) samen tijdens een Algemene Vergadering. Er bestaan 3 soorten Algemene Vergaderingen:

• De gewone Jaarlijkse Algemene Vergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening en verslag, alsook over de kwijting van de bestuurders/zaakvoerders en commissaris op het einde van het boekjaar;
• De Buitengewone Algemene Vergadering die nodig is om over materies te beslissen die de statuten wijzigen (bv. kapitaalverhoging). Deze vergadering wordt voor de notaris gehouden, en;
• De Bijzondere Algemene Vergadering voor andere beslissingen (bv. benoeming van een bestuurder).

Alle aandeelhouders, zelfs zij die slechts 1 aandeel van de vennootschap bezitten, mogen op de Algemene Vergadering aanwezig zijn. Dit kan persoonlijk of via een lasthebber (tenzij statutair beperkt), zelfs als er een belangenconflict is. Hun aanwezigheid is, in tegenstelling tot die van de bestuurders/zaakvoerders en commissaris, niet verplicht. Ook de obligatiehouders hebben het recht aanwezig te zijn.

2. De jaarvergadering

Zoals vermeld, is de jaarvergadering een jaarlijkse bijeenkomst van de aandeelhouders. Ze moet door de Raad van Bestuur of het College van Zaakvoerders worden samengeroepen binnen zes maanden na de afsluiting van het boekjaar en dit via aangetekende brief (indien alle aandelen op naam zijn). Elke aandeelhouder kan er evenwel voor kiezen op een andere manier te worden verwittigd. De bestuurders/zaakvoerders en commissaris kunnen bij gewone brief worden aangeschreven. De oproeping vermeld de plaats waar de vergadering zal worden gehouden, alsook de datum en het uur. De datum waarop de vergadering zal worden gehouden, kan ten vroegste 15 dagen na de oproeping.

Bij de oproeping dienen de bestuurders/zaakvoerders een overzicht van de agendapunten te voegen. Dit is van belang aangezien de Algemene Vergadering niet kan beslissen over punten die niet op de agenda zijn vermeld. Worden agendapunten toegevoegd, dan kan hierover enkel worden beslist indien alle aandeelhouders aanwezig of wettelijk vertegenwoordigd zijn, en unaniem beslissen van de agenda af te wijken.

De agenda omvat bij jaareinde minstens de goedkeuring van de jaarrekening en de verslagen, en de kwijting van de bestuurders/zaakvoerders en commissaris (of net niet). Het is bovendien aangeraden ook de bezoldiging van de bestuurders/zaakvoerders te herbevestigen. Bij gebrek daaraan en mogelijk faillissement het volgende jaar, zou de curator de betaalde sommen kunnen terugvorderen.

Opdat de aandeelhouders deze vergadering kunnen voorbereiden, moeten alle relevante stukken hen bij de oproeping worden meegestuurd.

2.1. Stukken

2.1.1. Jaarrekening

De zaakvoerders of de bestuurders zijn verplicht elk jaar een inventaris en jaarrekening op te maken. Die jaarrekening bestaat uit de balans ², de resultatenrekening en de toelichting, en vormt een geheel. De jaarrekening moet binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Indien de jaarrekening niet binnen deze termijn aan de Algemene Vergadering is voorgelegd, wordt de door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit dit verzuim (art 92, § 1 W.Venn.). Deze verplichting geldt ook voor Belgische bijkantoren van buitenlanse vennootschappen, behalve wanneer die bijkantoren geen eigen opbrengsten hebben door verkoop van goederen of dienstverlening aan derden of door geleverde goederen of verleende diensten aan de buitenlandse vennootschap waarvan zij afhangen, en waarvan de werkingskosten volledig door de laatstgenoemde worden gedragen (art 92, § 2 W.Venn.).

Er is een vrijstelling voorzien voor:

• vennootschappen die de verzekering of herverzekering tot voorwerp hebben;
• vennootschappen die vallen onder de wet van 25 april 2014 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen, de Nationale Bank van België, het Herdisconterings- en Waarborginstituut en de Deposito- en Consignatiekas;
• vennootschappen die vallen onder het koninklijk besluit nr. 64 van 10 november 1967 tot regeling van het statuut van de portefeuillemaatschappijen;
• beleggingsondernemingen die vallen onder de wet van 6 april 1995 inzake de secundaire markten, het statuut van en het toezicht op de beleggingsondernemingen, de bemiddelaars en de beleggingsadviseurs;
• landbouwvennootschappen (art 92, § 3 W.Venn.).

De kleine vennootschappen kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een verkort schema.

2.1.2. Jaarverslag

De bestuurders of zaakvoerders stellen bovendien een verslag op waarin zij rekenschap geven van hun beleid (art. 95 W.Venn.). Dit verslag wordt het jaarverslag genoemd, en bevat volgende zaken:

• ten minste een getrouw overzicht van de ontwikkeling en de resultaten van het bedrijf en van de positie van de vennootschap, alsmede een beschrijving van de voornaamste risico's en onzekerheden waarmee zij geconfronteerd wordt. Dit overzicht bevat een evenwichtige en volledige analyse van de ontwikkeling en de resultaten van het bedrijf en van de positie van de vennootschap die in overeenstemming is met de omvang en de complexiteit van dit bedrijf. In de mate waarin zulks noodzakelijk is voor een goed begrip van de ontwikkeling, de resultaten of de positie van de vennootschap, omvat de analyse zowel financiële als, waar zulks passend wordt geacht, niet-financiële essentiële prestatie-indicatoren die betrekking hebben op het specifieke bedrijf van de vennootschap, met inbegrip van informatie betreffende milieu- en personeelsaangelegenheden. In deze analyse omvat het jaarverslag, waar zulks passend wordt geacht, verwijzingen naar en aanvullende uitleg betreffende de bedragen in de jaarrekening;

• informatie omtrent de belangrijke gebeurtenissen die na het einde van het boekjaar hebben plaatsgevonden;
• inlichtingen over de omstandigheden die de ontwikkeling van de vennootschap aanmerkelijk kunnen beïnvloeden, voor zover zij niet van die aard zijn dat zij ernstig nadeel zouden berokkenen aan de vennootschap;
• informatie omtrent de werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling;
• gegevens betreffende het bestaan van bijkantoren van de vennootschap;
• ingeval uit de balans een overgedragen verlies blijkt of uit de resultatenrekening gedurende twee opeenvolgende boekjaren een verlies van het boekjaar blijkt, een verantwoording van de toepassing van de waarderingsregels in de veronderstelling van continuïteit;
• wat betreft het gebruik door de vennootschap van financiële instrumenten en voor zover zulks van betekenis is voor de beoordeling van haar activa, passiva, financiële positie en resultaat: 1/ de doelstellingen en het beleid van de vennootschap inzake de beheersing van het risico, met inbegrip van haar beleid inzake hedging van alle belangrijke soorten voorgenomen transacties, waarvoor hedge accounting wordt toegepast, alsook 2/ het door de vennootschap gelopen prijsrisico, kredietrisico, liquiditeitsrisico, en kasstroomrisico;
• in voorkomend geval, de verantwoording van de onafhankelijkheid en deskundigheid op het gebied van boekhouding en audit van ten minste één lid van het auditcomité.³

Volgende vennootschappen dienen geen jaarverslag op te maken:

• de niet-genoteerde kleine vennootschappen;⁴
• de vennootschappen onder firma, de gewone commanditaire vennootschappen en de coöperatieve vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid waarvan alle onbeperkt aansprakelijke vennoten natuurlijke personen zijn;
• de economische samenwerkingsverbanden;
• de landbouwvennootschappen (art. 94 W.Venn.).

 

2.1.3. Bijzonder verslag ingevolge de alarmbelprocedure

Wanneer ten gevolge van geleden verlies het netto-actief gedaald is tot minder dan de helft van het maatschappelijk kapitaal, moeten de bestuurders of zaakvoerders de Algemene Vergadering hiervan verwittigen.⁵ Dit binnen een termijn van ten hoogste twee maanden nadat het verlies is vastgesteld of krachtens wettelijke of statutaire bepalingen had moeten worden vastgesteld om, in voorkomend geval, volgens de regels die voor een statutenwijziging zijn gesteld, te beraadslagen en te besluiten over de ontbinding van de vennootschap en eventueel over andere in de agenda aangekondigde maatregelen.

De bestuurders of zaakvoerders verantwoorden hun voorstellen in een bijzonder verslag dat vijftien dagen voor de Algemene Vergadering op de zetel van de vennootschap ter beschikking van de aandeelhouders wordt gesteld. Indien de Raad van Bestuur of het college van Zaakvoerders voorstelt de activiteit voort te zetten, geeft hij in het verslag een uiteenzetting van de maatregelen die hij overweegt te nemen tot herstel van de financiële toestand van de vennootschap. Dat verslag wordt in de agenda vermeld.⁶

2.1.4. Verslag van de commissaris

De controle in vennootschappen, op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid, ten aanzien van het Wetboek van Vennootschapen en de statuten, van de in de jaarrekening weergegeven verrichtingen, wordt opgedragen aan een of meer commissarissen (art. 142 W.Venn.). In grote ondernemingen is deze controle verplicht. Het betreft de vennootschappen die voor het laatst en voorlaatst afgesloten boekjaar meer dan één van de volgende drempels overschreed:

• jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50;
• jaaromzet (exclusief btw): 7.300.000 euro;
• balanstotaal: 3.650.000 euro.

Bedraagt het jaargemiddelde van het personeelbestand meer dan 100, dan wordt de vennootschap in ieder geval als ‘groot’ gekwalificeerd.

De commissarissen stellen naar aanleiding van de jaarrekening een omstandig schriftelijk verslag op. Met het oog daarop overhandigt het bestuursorgaan van de vennootschap hen de nodige stukken, en dit ten minste één maand of, bij beursgenoteerde vennootschappen, vijfenveertig dagen vóór de geplande datum van de algemene vergadering (art. 143 W.Venn.).

Het verslag van de commissarissen moet volgende elementen bevatten:

• een inleiding, waarin ten minste wordt vermeld op welke jaarrekening de controle betrekking heeft en volgens welk boekhoudkundig referentiestelsel ze werd opgesteld;
• een beschrijving van de reikwijdte van de controle, waarin ten minste wordt aangegeven welke normen voor de controle bij de uitvoering ervan zijn in acht genomen en of zij van het bestuursorgaan en aangestelden van de vennootschap de toelichtingen en de informatie hebben bekomen die nodig is voor hun controle;
• een vermelding die aangeeft dat de boekhouding is gevoerd in overeenstemming met de wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften die daarop van toepassing zijn;
• een verklaring waarin de commissarissen hun oordeel geven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen, van de financiële toestand en van de resultaten van de vennootschap overeenkomstig het toepasselijk boekhoudkundig referentiestelsel en, in voorkomend geval, of de jaarrekening aan de wettelijke vereisten voldoet. De verklaring kan de vorm aannemen van een verklaring zonder voorbehoud, een verklaring met voorbehoud, een afkeurende verklaring, of indien de commissarissen geen oordeel kunnen uitspreken, een onthoudende verklaring;
• een verwijzing naar bepaalde aangelegenheden waarop de commissarissen in het bijzonder de aandacht vestigen ongeacht of al dan niet een voorbehoud werd opgenomen in de verklaring;
  een vermelding die aangeeft of het jaarverslag de hierboven beschreven vereiste inlichtingen bevat en in overeenstemming is met de jaarrekening voor hetzelfde boekjaar;
• een vermelding die aangeeft of de winstbestemming die aan de algemene vergadering wordt voorgelegd, in overeenstemming is met de statuten en met het Wetboek van Vennootschappen;
• de vermelding of zij kennis hebben gekregen van verrichtingen gedaan of beslissingen genomen met overtreding van de statuten of van de bepalingen van dit Wetboek. Deze laatste vermelding kan echter worden weggelaten wanneer de openbaarmaking van de overtreding aan de vennootschap onverantwoorde schade kan berokkenen, onder meer omdat het bestuursorgaan gepaste maatregelen heeft genomen om de aldus ontstane onwettige toestand te verhelpen.

Het verslag wordt ondertekend en gedagtekend door de commissarissen (art. 144 W.Venn.).

2.2. De vergadering

De jaarvergadering vereist geen aanwezigheidsquorum.⁷ Bij aanvang van de vergadering dient wel een aanwezigheidslijst te worden opgesteld.⁸ Deze vermeld de namen van de aanwezige aandeelhouders, het aantal aandelen die zij bezitten, alsook of zij door een lasthebber worden vertegenwoordigd of niet. Elke aandeelhouders dient deze lijst te ondertekenen. Er wordt tevens een voorzitter, secretaris en stemopnemer gekozen. In de praktijk zal de voorzitter van de Raad van Bestuur of het College van Zaakvoerders, of bij zijn afwezigheid het oudste lid, veelal de jaarvergadering voorzitten.

De beslissingen worden met gewone meerderheid genomen. Worden de beslissingen echter schriftelijk genomen, en wordt dus geen fysieke vergadering gehouden, dan is eenparigheid vereist. In dit geval, ten behoeve van het schriftelijk bewijs, dienen de notulen zo snel mogelijk door alle aandeelhouders te worden ondertekend.

3. Openbaarmakingsverplichtingen

De jaarrekening moet, binnen de 30 dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd, door toedoen van de bestuurders of zaakvoerders worden neergelegd bij de Nationale Bank van België (art. 98 W.Venn.). Volgende vennootschappen zijn hiervan vrijgesteld:

• de kleine vennootschappen die de vorm hebben aangenomen van een vennootschap onder firma, een gewone commanditaire vennootschap of een coöperatieve vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid;
• de vennootschappen onder firma, de gewone commanditaire vennootschappen en de coöperatieve vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid waarvan alle onbeperkt aansprakelijke vennoten natuurlijke personen zijn.

Tegelijk met de jaarrekening worden volgende stukken neergelegd:

• een stuk met de volgende gegevens : de naam, de voornamen, het beroep en de woonplaats van de bestuurders of zaakvoerders, naargelang het geval, en van de commissarissen in functie. Indien de jaarrekening is geverifieerd en/of gecorrigeerd door een externe accountant of een bedrijfsrevisor, moeten ook de naam, de voornamen, het beroep, de woonplaats van de externe accountant of van de bedrijfsrevisor evenals hun lidmaatschapsnummer bij hun instituut vermeld worden. De bestuurder of zaakvoerder vermeldt, in voorkomend geval, dat geen enkele verificatie- of correctietaak werd opgedragen aan een extern accountant of bedrijfsrevisor;
• een overzicht van de bestemming van het resultaat indien deze bestemming niet blijkt uit de jaarrekening;
• een stuk met vermelding, al naar het geval, van de datum van neerlegging van een expeditie van de authentieke of een dubbel van de onderhandse oprichtingsakte of van de datum van neerlegging van de bijgewerkte volledige tekst van de statuten;
• het verslag van de commissarissen;
• een stuk met de volgende gegevens, tenzij die reeds afzonderlijk in de jaarrekening worden vermeld: a) het bedrag, bij de jaarafsluiting, van de schulden of van de gedeelten van schulden, gewaarborgd door de Belgische overheid, b) het bedrag, op dezelfde datum, van de opeisbare schulden bij de belastingbesturen en bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, ongeacht of uitstel van betaling is verkregen; c) het bedrag over het afgesloten boekjaar van de kapitaal- en rentesubsidies uitbetaald of toegekend door openbare besturen of instellingen;
• een stuk dat de vermeldingen bevat van het jaarverslag voorgeschreven door artikel 96. Eenieder kan op de zetel van de vennootschap inzage nemen van het jaarverslag en daarvan, zelfs op schriftelijke aanvraag, kosteloos een volledig afschrift krijgen. Deze verplichting geldt niet voor de niet-genoteerde kleine vennootschappen (art. 100 W.Venn.).